الفصل الثاني: لماذا نحتاج نظام ERP
ما الفائدة التي تكمن وراء استخدام نظام الـERP؟
إن ما تقوم به شركة "كوتشال" ليس أقل من الشركات الكبيرة الأخرى فهي تقوم بإدارة الحسابات وكشوفات الراتب وبناء علاقات مع العملاء ودفع الرسوم الضريبية وإدارة المخزون وضمان الجودة ودفع الفواتير وتحصيلات من العملاء كما تقوم الشركات الكبيرة تماماً. ولكنها تختلف بشيء واحد ولكنه مهم جداً، ففي الشركات الكبرى يتفوقون عليها باستخدام مجموعة ضخمة وجداول بيانات متطورة لاستمرار عملهم والحفاظ عليها، ولكن شركة (كوتشال) للأسف يفتقرون إلى هذه الموارد فهم يعانون بشده لإدارة وتنظيم عملهم.
فمن منظورهم.. كانوا سعداء بسبب تزايد المشاكل التنفيذية لأنهم يظنون أن ذلك من علامات التطور. ولكن من ناحية أخرى، كانوا بأمس الحاجة إلى المساعدة كأنهم يريدون التعلق بقشة لتسهيل أمورهم وإدارة العديد من العمليات التي لا تنتهي بل تتولد باستمرار حيث لم يعد بإمكان أدوات المحاسبة وجداول البيانات البسيطة أن تُسّعفهم.
وصل أحمد وطه الى مرحلة أيقنوا بها أنه إذا استمروا على هذا الطريق، سيظلون في نفس المكان وكذلك سيكون تفكيرهم ثابت في محاولة ضمان أداء عملهما وليس التركيز على تطوير مشروعهم. لم يستسلموا ولم يقفوا مكتوفي الأيدي بل واصلوا في البحث عن حل، لم يتركوا مكان إلَّا وبحثوا فيه على أمل إيجاد طرف خيط يساعدهم لإدارة أعمالهم وإنقاذهم من الورطة. كانوا يتسألون! ترى...ما هو الشيء الذي سيمنحنا المزيد من الوقت ليجعلنا نركز أكثر على تطور الشركة وزيادة ربحها!!
على أي حال، كل الأبواب التي طرقوها كانوا يسمعون جواب وحيد وهو: نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).
الشركات تواجه الكثير من الأمور المعقدة سواء كانت كبيرة أم صغيرة. وكما ذكرنا سابقاّ، فإن المشكلة الأساسية التي تواجه الشركات الصغيرة هي أن العمليات التي استخدمتها الشركة قي بداية ظهورها ليست مبنية على نطاق واسع. ومع مرور الوقت وتزايد الأعمال التجارية، فإنه يصعب عليها العمل بتنسيق وكفاءة. لذا فإن استخدام برمجيات نظام تخطيط موارد المؤسسة تساعد على التخلص من المشاكل التي تواجه الشركة كما تساعد على تحسين وتطوير الشركة.
يبدو أننا وجدنا الحل في استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسة ولكنه يتطلب وقتاً. نتساءل!! كيف مضينا كل هذا الوقت بدون الاستعانة بهذا النظام!
ولكن ترى!! هل سننتفع بهذا النظام!! هل من المُجّدي استثمار الوقت من أجل هذا النظام!!؟ ولماذا؟
الدور الذي يلعبه نظام الـERP للمشاريع المبتدئة الصغيرة!
بالعادة إدارة أي عمل يتطلب عمليات تنظيمية. إذا لم يتم استخدام نظام قابل للتطوير من البداية فستتعقد العمليات وستصبح مصدراً للقلق.
ما مفهوم النظام القابل للتطوير!
هو عبارة عن نظام يمكن استخدامه أياً كان حجم العمليات. حيث يظل النظام يعمل بنفس القدر إذ لا يهم إذا كان للشركة 1,000 أو 10,000 عميل.
مع الأسف غالباً ما تفتقر المشاريع المبتدئة لهذه الأنظمة القابلة للتطوير. حيث تعتمد الأنظمة التي تعمل في هذه الشركات على أساس كل حالة منفصلة عن الأخرى. من الممكن أن يعمل هذا النظام في البداية ولكن ستتعقد الأمور بمجرد تطور الشركة وتزايد مهامها. لا يمكن للشركة ان تواصل سير عملها بالوقوف على اكتشاف واحد فقط بل لا بد من وجود عدة اكتشافات لزيادة الربح والايراد. ويتطلب الابتكار وقت كافي وموارد أي الأشياء التي تضيع وسط الحفاظ على العمليات دون المستوى الأمثل.
كن متأكداً بأنه من الضروري جداً أن تمتلك نظام يساعدك على التطور بشكل دائم لأن النظام الذي يعمل مؤقتاً لا ينفعك.
ومن هنا يأتي دور نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP).
ماذا نعني بنظام تخطيط موارد المؤسسة؟
إن الشركات الصغيرة تعتمد على أمور بسيطة لإجراء عملياتها مثلاً كاستخدام برنامج QuickBooks لإجراء العمليات المحاسبية، اجراء اجتماعاتها في أوقات العطل، وكذلك تسجيل الملاحظات على ورق، واستخدام الايميلات ومجموعات الواتس والتليجرام للتواصل بين أعضاء الفريق، هذه الطرق ليست سوا تعقيدات. حيث انها تجعل الإجراءات معقدة ومفككة تماماً فيما بينها البين. تخيل بأنك تقوم بلصق شظايا الزجاج!! فكر قليلاً، ما الفائدة من ذلك! وإلى متى ستظل ثابتة! فكذلك نفس الشيء مع هذه الطرق، من الممكن أن تعمل بالبداية ولكن فجأة سينهار كل شيء.
أنظمة تخطيط موارد المؤسسة!
من خلال هذه النظام تستطيع دمج أعمالك التجارية في تطبيق الكتروني مركزي واحد، حيث سيفتح أمامك المجال لمراقبة وتحليل وإدارة جميع عملياتك من مكان واحد فقط. حينها لن تكون مضطراً إلى الذهاب هنا وهناك لتتأكد هل تم إنجاز المهمة أم لا. جميع البيانات التي تدخلها إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة مترابطة مع بعضها، حيث أنك بمجرد ما تقوم بعملية بيع وإدخال البيانات في هذا النظام، فإنه سيتم تحديث مخزونك تلقائياً.
ما هي المهام التي يتولاها نظام تخطيط الموارد في المؤسسة؟
- إدارة المبيعات والمشتريات والمخزون والفواتير وعروض الأسعار والأدلة والعملاء وكشوف المرتبات.. وما إلى ذلك.
- تخزين البيانات بطريقة آمنة في مكان واحد، حيث لن تكون مضطراً إلى الركض هنا وهناك للبحث عن جداول البيانات او رسائل البريد الإلكتروني أو التطبيقات.... وما إلى ذلك.
- حذف البيانات المتكررة. لأنك من خلال هذا النظام ستقوم بعمل متكامل ومنسق حيث أنك لا تدخل نفس البيانات في عدة أماكن
- يتيح للموظفين التواجد في نفس الصفحة، حيث يتم تحديث البيانات لكل مستخدم في النظام بلا استثناء، لذلك لا توجد تناقضات.
- مواصلة تتبع العمليات والحفاظ على شفافيتها. حيث يتم تسجيل تاريخ كامل لجميع العمليات يكون متاحاً في جميع الأوقات
فمن الآن لن يكون هناك داعي للحمام.. نعم أطلق سراحه!
فأنت الأن تضع بين يديك أداة يمكن أن تستخدمها في أي عمل ألا وهي: نظام تخطيط موارد المؤسسة. تقاس مدى فعاليتها بمدى جودة استخدامها من قبل مستخدميها.
فلنقم بإجراء مقارنة حول ما تستطيع أنظمة تخطيط موارد المؤسسة إنجازه وما لم تستطع إنجازه!
ما الذي تستطيع أنظمة تخطيط موارد المؤسسة إنجازه!!
- إدارة جميع العمليات اليومية من مكان واحد.
- عرض بيانات شركتك وسجلاتها وتقاريرها.
- مساعدتك في على إدارة العملاء والموردين والموظفين.
اترك لنا تعليقاً بالأشياء التي ساعدك نظام الـERP في تحقيقها!
ما الأمور التي تعجز أنظمة تخطيط موارد المؤسسة على إنجازها!!
- إدخال البيانات نيابةً عنك. الامر يرجع الى دقة البيانات التي قمت بإدخالها. (ما تم إدخاله، سيتم استعراضه).
- تقديم أفكار واضحة. ممكن استعراض التقارير ليتسنى لك اكتشاف الأشياء التي تريدها.
- ارسال شوكولاتة كهدية للموظف في عيد ميلاده. ممكن تذكيرك بذلك برسالة او إشعار.
ما الأشياء الذي نستطيع تحقيقها عند استخدام نظام تخطيط الموارد في المؤسسة؟
مما لا شك فيه بأن نظام الـERP يعتبر بمثابة العمود الفقري للشركة خاصة بأنك تستطيع من خلاله إدارة جميع عملياتك والتعامل معها من مكان واحد. إن هذا النظام لشيء عظيم لأنه يقوم بأعمال عظيمة فهو يحسب أي شيء وكذلك جمع البيانات حتى وان كنت بعيداً ويكون جميع الموظفون في نفس الصفحة. بغض النظر عن تطور شركتك ستبقى جودة العمل كما هي.
ومن الطبيعي عندما يقوم نظام تخطيط موارد المؤسسة بالقيام بكل هذا. سيتسنى لك القيام بعدة أمور، منها:
- ستكرس وقتك لابتكار أشياء عظيمة وجني الارباح.
- بفضل ما يقوم به نظام تخطيط موارد المؤسسة، ستتحسن انتاجية الموظفين بشكل كبير.
- سيخفف عبئ العمل الزائد وتتحسن النفسية بمجرد التفكير بأن هناك نظام يتولى القيام بالمهام المعقدة.