الفصل الرابع: تنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة

عند إحداث التغيير، ستكون العملية بهذا الشكل: 

التقييم من اجل التغيير >> الاستعداد للتغيير >> التخطيط للتغيير >> الحفاظ على استمرارية التغيير لغاية هذه اللحظة. 

تعاملنا بأسلوب المعرفة النظرية حيث قمنا بتقييم السبب الذي دفعنا إلى إجراء التغييرات واستعدينا لها وخططنا ايضا. 

الآن يتبقى لدينا تنفيذ هذه التغييرات في حالتنا الراهنة التغيير هو عبارة عن نظام ERP. 
والآن ابحث عما سيجعل هذه التغييرات ناجحة ويكون لها طابع إيجابي على الأعمال. 

من الان وصاعداً، سنجمع كل ما اكتسبناه من معرفة في التطبيقات القابلة للتنفيذ. هذا هو الجزء المهم في كل العملية حيث يتم الإلمام بكافة الأبحاث والتحضيرات معاً لإنشاء وتهيئة نظام الـERP المطلوب. 

تأييداً لتنفيذ النهج المرن

تتم ادارة المشاريع إما عن طريق النهج المرن أو المخطط الانحداري. هناك اختلاف شاسع في التعامل مع هاتين المنهجين. 

المخطط الانحداري يعرّف بأنه نموذج خطي متسلسل، بحيث يتم تقسيم أعمال المشروع لعدة مراحل، بحيث لا تنتقل الى المرحلة التالية إلا إذا اتممت المرحلة الحالية. في البداية يتم جمع المتطلبات، وتلقي الموافقات، وبعدها تبدأ مرحلة التطوير والمرور في جولات متعددة لاختبار قبول المستخدمين وتجميع البيانات الرئيسية ومن ثم تأتي مرحلة (التنفيذ) اخيراً. ويتم قضاء وقت كبير لتوثيق متطلبات الأعمال وفهمها وتحليل المشاكل وما إلى ذلك. 

من ناحية أخرى، عند استخدام النهج المرن فإنه يتم التنفيذ باستمرار باستخدام الخصائص المعيارية الخاصة بالنظام. عندما تقوم الشركة التي تنفذ نظام ERP بتوفير البيانات، يتم عكسها إلى النموذج الخاص. النهج المرن يتبع نموذجًا تكراريًا يركز على التحسين المستمر في كل مرحلة على حدة. 

معظم الشركات تستخدم نهج المخطط الانحداري عند تنفيذ أنظمة الـERP ولكن هناك مشكلة كبيرة في ذلك، تغطي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) نطاقًا واسعًا ومتكاملًا، وبالتالي بها العديد من التعقيدات التي يجب أخذها في الاعتبار.

في البداية سترى أنك تائه وأن ما خططت له وتنبأت به لا يحدث على أرض الواقع، فأنت لا تستطيع التنبؤ بشكل دقيق عن المتطلبات... تزداد المتطلبات بمرور الوقت.

عند استخدام نهج المخطط الانحداري.. فأنت هنا ستتوقف عن التنفيذ حين معالجة هذه التعديلات واتخاذ القرارات المناسبة وبالتالي يكلفك هذا وقت اطول للتصميم، تحديد الاحتياجات، جمع البيانات، وما إلى ذلك وهذا يؤدي الى تأجيل التنفيذ لعدة أشهر لحين الانتهاء من كل هذا.. من الواضح أن هذا النهج غير مناسب. 

ومن هنا اكتشفنا أن استخدام النهج المرن أفضل بكثير لتنفيذ أنظمة الـERP.

أولاً: بعض المفاهيم الخاطئة عن النهج المرن

أُطلقت بعض الشائعات على النهج المرن التي تَدّعي بأن النهج المرن لا يستطيع تحمل مسؤولية تنفيذ أنظمة الـERP على أكتافه وذلك لما لهذه الأنظمة من نطاق هائل. 

كما ان هذه الشائعات تقول ان تنفيذ أنظمة ERP أكبر من أن تديره منهجية النهج المرن كما انه لا يمكن تقسيم اعمال أنظمة الـERP ذات الاحتياجات العالية والمترابطة مع بعضها البعض إلى مهام صغيرة.

عندما نستخدم هذا النهج، فنحن سنقيد عمليات الشركة وسنبقى في مكاننا ولن نحرز أي تطور كوننا لن نستطيع ان نقوم بالتطوير والاختبار في sprints قصيرة كما هو معروف عن اسلوب النهج المرن.

لا يمكن استخدام طريقة النهج المرن، التي تُستخدم للتغير المستمر والمتطلبات غير المعروفة، لبرنامج معياري مثل أنظمة الـERP

إن الطريقة الوحيدة التي ستجعلك تدرك قيمة أنظمة ERP والاستفادة منها هي استخدام منتج كامل ومتكامل وليس مجرد تغييرات تدريجية. نحن لا ننكر أهمية النهج المرن في التخفيف من المخاطر والتحديات التي تصيب أنظمة ERP. 

أولاً: على خلاف نهج المخطط الانحداري، فإن النهج المرن يعتمد بشكل كبير على الحضور والمداخلات المستمرة للأعمال. 

يجب على المنفذين وممثلي الإدارات (المستخدمين الأساسيين) العمل يداً بيد والتركيز على استخدام نفس مجموعة مؤشرات الأداء الرئيسية.

تعتبر عملية التواصل من الأساسيات لنجاح التنفيذ حيث يعزز العلاقة التعاونية وزيادة السرعة. 

كما أنه يعمل بوتيرة أسرع بكثير. يستبدل النهج المرن مراحل التخطيط الطويلة بـ ـ sprintsقصيرة. 

وهذا لا يعني أنه سيكون هناك نقص في التخطيط بل أنه يساعد بطل المشروع على مراقبة النتائج والتقدم او أي تحديات أو مشاكل يواجهها عند التنفيذ. يساعد النهج المرن على تقسيم النطاق الهائل لأنظمة الـERP إلى sprints سريعة وبوقت قصير حيث تعتمد على المميزات والبرامج الفرعية. مما يجعلها أكثر قابلية للتحقيق من قبل فريق عمل صغير. بالإضافة إلى ذلك، يتيح أيضاً عملية تكرارية ويبرز القيمة التي يحضرها نظام ERP. 

 ومما لا شك به.. أن النهج المرن يتمتع بخصائص رئيسية وبمثابة حل سحري لأنظمة الـERP والتي يمكن تلخيصها كالتالي: 

1. فرق متعددة الوظائف، يستطيع الفريق الواحد ان يقوم بتأدية أكثر من مهمة في وقت واحد.
2. التنفيذ يعتمد على الـ sprint وهذا يجعل دورة حياة التنفيذ متسارعة من وقت الى آخر. 
3. تتميز بالتواصل والشفافية الذي توفرها scrum ومؤشرات الأداء الرئيسية (سنتحدث عن المزيد عن ذلك لاحقًا).

سكرام Scrum: هي من أكثر الطرق المستخدمة لتطبيق منهجية Agile، يتم الاعتماد في نموذج السكرام Scrum في تطوير البرامج والمنتجات المعقدة، يقسم المنتج (Product Backlog) إلى مجموعة أقسام (Sprint Backlog)، ويتم العمل على كل قسم في فترة زمنية تكرارية ما بين الأسبوع والـ 4 أسابيع وتسمى الفترة الزمنية بالـ sprint.