الفصل الثالث: تقييم نظام تخطيط موارد المؤسسة

بعد ان تم معرفة أسباب استخدام نظام تخيط موارد المؤسسة، قرر كل منهما السير نحو طريق هذه الأنظمة. فهذه الأنظمة هي الحل لمشاكلهم. أجل، إنها لعملية دقيقة ولكنها تستحق المجازفة. ترى.. من أين سنبدأ!!  إنه لأمر مرهق ومخيف. لقد سمعوا الكثير من قصص تنفيذ أنظمة الـERP التي باءت بالفشل.

هناك العديد من العوامل الحساسة والمهمة التي يجب مراعاتها حتى إن لم تكن ملموسة. فكل عمل يحتاج إلى التفكير والتخطيط قبل المضي قدماً ويجب معرفة كيفية القيام بذلك! 

اسأل نفسك هذه الأسئلة قبل البدء بتنفيذ نظام ERP

هل تمتلك الوقت الكافي لتنفيذ ذلك؟!

بدون مبالغة، تذكر ان تنفيذ نظام EPR يعتبر تغيير كلي على مستوى المنشأة. إنه أمر هائل!  إنها عملية واسعة النطاق، وضخمة. اعلم بأن تشغيل جميع أعمالك على أنظمة ERP سيتطلب منك وقتاً وجهداً وتخصيص كادر بشري (سيتم التطرق إلى موضوع "كيفية تنفيذ نظام ERP" في الفصل التالي).

سيكون الخيار أمامك أنت وفريقك لتقييم ما إذا كان الوقت مناسب وكنت مستعداً للالتزام بعملية التنفيذ أم لا.

إذا رأيت انت وفريقك أنك مستعد لهذا الأمر وكانت الاجابة "نعم"، فأول مهمة هي اختيار بطل المشروع الذي سيتولى ذلك. حيث أن بطل المشروع هو من سيكون مسؤولاً عن ضمان تضمين الجميع المعنيين في المشروع. وبعد ذلك إما سينجح المشروع أو سيفشل (سنتطرق إلى هذه الأمور، في الفصل التالي الذي بعنوان " تنفيذ نظام ERP")

ما مدى حاجتك إليه؟

إن الاستعجال سلاح ذو حدين عند تنفيذ أي مشروع، أحياناً يكون ضاراً واحياناً مفيداً. فالشركة هي التي تقرر ذلك. بالطبع ناقشنا سابقاً نطاق تنفيذ ERP، وأنه لا بد من تركيب التروس في الاجهزة كل واحد على حده. لذا فأنتم الاعلم، كم أنتم بحاجة هذه الأنظمة!؟ ما الذي تصارع شركتك على إدارته حاليا؟


ما الذي نأمل ان ننجز من خلاله؟

فريق مشروع "كوتشال" لديهم اجتماع ليبرروا عن أسباب تأخرهم. والتي تم سردها كالتالي: 

  1. نقص في الإمدادات.
  2. مشاكل في جودة المنتجات.
  3. تأخر في تسليم المنتجات.
  4. التدفقات النقدية وتناقص الأرباح بسرعة.

ووفقاً لهذه المعلومات، فإنهم وضعوا عدة اهداف، منها:

  1. تنظيم وإدارة مشترياتهم.
  2. تصنيف وتتبع المخزون والسلع.
  3. إنشاء مشاريع لإدارة ضمان الجودة.
  4. تسهيل عملية الانتاج ليتم التسليم بشكل أسرع.
  5. التركيز على زيادة إيراداتهم وأرباحهم.

مع وضع هذه الأهداف في الاعتبار، يجب على "كوتشال" الآن العثور على النظام المناسب للتحول الرقمي.

إن تحديد الأهداف التي ستسير عليها اثناء التنفيذ من أكبر التحديات التي تواجهها بالبداية. لكي تبدأ، كل ما عليك فعله هو أن تسأل نفسك. ما الذي تريده بالضبط من أنظمة ERP؟ 

أولاً اعط الأولوية للمشاكل التي يجب معالجتها. اتبع ذلك لتحديد الأعمال التي يجب تنفيذها أولاً ضمن نظام الـERP الخاص بك. أثناء هذه العملية، تذكر بأن المنتج النهائي لا يكون جيداً منذ البداية بل أصبح كذلك مع التطورات والتغييرات بمرور الوقت. فخير مثال على ذلك، لوحات بوب روس لا تظهر بالبداية بشكل الأشجار والطيور والجبال وما إلى ذلك. بل بدأ بالموقف الإيجابي والجسو المصنع من الأكريليك ومن ثم وضع الخلفية متبوعةً بحجب الألوان.. ومن ثم يزين لوحته بلمسته الخاصة السحرية ومن ثم يظهر الشكل النهائي الذي يراه الجميع.


تقييم البرامج الفرعية (تقييم المديولات)

تعد برمجيات أنظمة ERP معيارية بشكل عام. أي بمعنى أن كل عملية عمل يتم تقسيمها وفصلها إلى وحدات نمطية، حيث يحتوي كل برنامج فرعي على اجراء سير عمل معين خاص به والذي يسمح بتنفيذ هذه العملية بطريقة سلسلة. 

الحسابات، إدارة المبيعات، إدارة المشتريات، التصنيع، إدارة علاقات العملاء، إدارة الموارد البشرية، ...الخ. كلها عمليات مختلفة تعمل ضمن وحدات منفصلة.

على سبيل المثال: إدارة المبيعات يشمل فيه جميع العمليات الخاصة بالمبيعات.

برنامج المبيعات في نظام الـERP سيتيح للمستخدمين تتبع سير عمل محدد لتحسين عمليات وإجراءات البيع لديهم

مثال لتدفق بيانات ادارة المبيعات:

عرض الأسعار - طلب المبيعات  - ملاحظة التسليم - فاتورة المبيعات - رحلة التسليم - سندات القبض

وفقاً للأهداف التي تم وضعها والتي تتعلق بتنفيذ نظام ERP. فقد اختار فريق عمل " كوتشال " البرامج الذي سيحتاجونها وهي كالتالي: 

  • تنظيم وإدارة عملية المشتريات. (برنامج المشتريات)
  • تصنيف وتتبع السلع والمخزون. (برنامج المخازن)
  • إنشاء خط أنابيب لإدارة ضمان الجودة. (برنامج الجودة)
  • تبسيط وتسهيل عملية الانتاج حتى تتم عملية التسليم بشكل أسرع. (برنامج التصنيع)
  • التركيز بشكل كبير على زيادة الأرباح والإيرادات. (برنامج الحسابات)


في هذه المرحلة، رُسمت لأحمد وطه صورة أوضح بكثير عما كانوا يبحثون عنه. والآن سيأتيهم تحدٍ جديد ألا وهو اختيار نظام الـERP والذي يعتبر بمثابة العمود الفقري.

تعتبر عملية اختبار البرامج الفرعية بمثابة الخطوة الأولى والحاسمة لمعرفة نظام الـERP الذي يجب اختياره.

لا تحتاج جميع الشركات إلى البرامج الفرعية المتوفرة في نظام الـERP، كما ان ليست كل أنظمة الـERP توفر جميع البرامج التي تحتاجها المنشأة. بالطبع إن احتياجات الشركات متنوعة وهذا يتطلب توفير برامج فرعية مختلفة. 


حساب التكلفة

بدأ فاروق في عملية البحث عن مختلف مزودي أنظمة ERP. وبعدما حدد احمد وطه البرامج الفرعية التي سيستخدمونها، بدأوا بتقييم تكاليف تنفيذ نظام الـERP لعدد 30 مستخدم – هكذا كان عدد العاملين في المنشأة حينها.

بما أن عدد الخيارات المتاحة امام احمد وطه كبيرة، فإنهم بلا شك سيلجؤون إلى اختيار بعض المواقع التي ستساعدهم مثل Capterra وG2 الأمر الذي سيجعلهم يحققون هذا الأمر بلا ارهاق. إذ أن شركتي Capterra وG2 يملكون عدد هائل من تقييمات الأداء والتغذية الراجعة من مستخدمي أنظمة مختلفة، كذلك يحتوي على طرق تساعد على عملية الشراء، وبالفعل لقد وجدوا الكثير من الآراء التي كانت لهم مصدر الهام لتقليص دائرة الاختيار المناسب. 

تعتبر أنظمة الـERP ذات أهمية كبيرة بالنسبة للأعمال التجارية، ولا بد أن يستخدمها الجميع. 

ولكن تكمن المشكلة بكون الانظمة السحابية باهظة الثمن، إذ أن ليس كل البرامج ذات سعر واحد والاغلب فانهم متفاوتون في الأسعار، كما ان آلية التسعير مختلفة من مزود الى اخر فالبعض يُسعر بالمستخدم والبعض بحجم البيانات والبعض أيضا يسعر بالطريقتين معاً. والى جانب ذلك فإن البعض يقدمون خدمات استشارية وتنفيذية مصاحبة لعملية التنفيذ وذلك لضمانة وسلامة التنفيذ وهذه الخدمات عادةً تعتمد على الساعات في تسعيرها. 

في الوقت الراهن ومع توفر أنظمة الـERP مفتوحة المصدر فالكثير الان يلجأ لاستخدامها كون الجميع لا يمتلك أموال طائلة ليخصصها على أنظمة الـERP، ولحسن الحظ فان البعض من أنظمة الـERP مفتوحة المصدر تعمل بنفس الجودة، واحياناً افضل بكثير، على سبيل المثال: نظام Microsoft Dynamics 365 (مغلق المصدر)، تسعر منتجاتها بتكلفة معينة بناءً على مجال العمل او نطاق العمل (الصناعة)، كذلك أودو (مفتوح المصدر) يعمل بنظام المستخدم الواحد، كما انه يتقاضى رسوم أخرى مقابل الاستضافة والدعم الفني. هناك ايضا نظام erpnext نظام مجاني ومفتوح المصدر وقائم ع الدعم المجتمعي. 

إن لم تكن تعلم ماهية الأنظمة مفتوحة المصدر. ببساطة فان كلمة مفتوح المصدر تعني: ان اكواد البرنامج متاحة للاستخدام والتعديل للجميع. حيث تعتمد هذه الأنظمة في تطويرها والتعاون في نموها على المجتمعات من جميع أنحاء العالم. وهذه الطريقة هي التي ينمو ويتطور بها المنتج بشكل اسرع وباحترافية اعلى.

في نهاية المطاف، يتعلق الامر بمدى متطلبات أفراد منشأتك وكيفية تقديم خدمات التنفيذ لهم بأفضل شكل. السعر العالي لا تعني دائماً الافضل، إنها مسألة تتعلق بما يساعدك على تحقيق أهداف عملك لا أكثر.  

لربما تعد مرحلة التقييم واختيار النظام المناسب أمر مقلق ومحير لذا فنحن نوصي باستخدام Capterra وG2 حتى تتمكن من اخذ نظره وصورة متكاملة كونك ستحصل على مقارنات للأسعار والمزايا وكذلك معرفة آراء العملاء وبذلك ستتمكن من اختيار ما هو مناسب لك. 

مصطلح مفتوح المصدر مبني على اعتقاد واحد مذهل وهو: المعلومات والموارد لا بد ان تتوفر مجانا وبحريه، حتى الشركات الكبيرة كنتفليكس وأمازون تستخدم هذا البرمجيات مفتوحة المصدر لتطوير ودعم مشاريعها. 

تقييم نظام ERP الذي تم اختياره.

ليس من المهم أن تختار القرار الصائب بل الأهم من ذلك هو اتخاذ القرار وجعله صائب. 

وبعدما أجرى فريق عمل "كوتشال" العديد من الاجتماعات والنقاشات وقاموا أيضاً بإعداد الموازنة الخاصة بتكلفة تنفيذ نظام الـERP، حصروا الأمر على بضع خيارات لمزودي أنظمة ERP. 

الان الأمر يتعلق باختيار برنامج واحد للبدء بتجربته. هذه المرحلة جوهرية بالنسبة لأبطالنا، ترى أي نظام سيقومون باختياره؟ وعلى أي أساس سيقررون ذلك؟ 

إن عملية اختيار نظام ERP تحتاج إلى الدقة والتركيز، فكما ذكرنا سابقاً فان نظام الـERP هو الركيزة التي ستستند عليها في عملك القادم. إن هذه العملية أقرب الى القيام باستثمار طويل الأجل مثل شراء منزل او اختيار مدرسة لأطفالك. 

هناك عدة شروط لا بد من اتباعها عند تقييم أنظمة الـERP وهي كالتالي: 

  1. هل يقوم بحل مشاكلنا؟ لا بأس ان تقوم بإعادة النظر في الاهداف والاحتياجات التي حددتها مسبقا. ثم اسال نفسك مرة اخرى ما إذا كان يوفر جميع الاحتياجات التي تريدها! إذا لم يكن كذلك فعليك ان تلقي نظره على الخدمات الاخرى التي يوفرها مزود الخدمة مثل التخصيص وما الى ذلك.
  2. هل يمكنه استيعاب خططي واهدافي المتوقعة؟ أنت تعلم جيداً بأنه كلما تطورت شركتك ستزداد احتياجاتك التقنية وسترتفع سقف الاحتياجات التي تريد ان يوفرها نظام الـERP لك. من الطبيعي ان تكون غير قادر ع توقع كل شيء في البداية، ولكن عليك ان تقيم ما إذا كان نظام الـERP الذي ستستخدمه قادر على استيعاب الاهداف المستقبلية.  على سبيل المثال: الموظفون في شركة "كوتشال" يعلمون جيداً بأنهم بحاجة إلى برنامج لإدارة عمليات الموارد البشرية باعتبار أن شركتهم متنامية وسريعة النمو. لذا فعليهم أن يتأكدوا من أن نظام ال ERP الذي تم اختياره يحتوي على برنامج لإدارة الموارد البشرية الذي يمكن تنفيذها في وقت لاحق وان يركزوا انه يحتوي على جزئية خاصة بالتوظيف وهكذا.. 
  3. هل عملك يستحق كل هذا العناء والاستثمار النقدي؟ احسب ميزانية تنفيذ نظام الـERP وعملية الصيانة وقيم المبلغ الذي ستنفقه على هذه الخدمات!! واحسب المبلغ الذي سيكلفك مستقبلاً بما في ذلك: (تكلفة زيادة عدد المستخدمين في المستقبل، وتفعيل البرامج الإضافية، والدعم الفني والصيانة وضمان التحديثات). هل ستكون راضٍ عند استثمار هذا المال؟ 
  4. هل تتوقع بأنك ستحتاج إلى اجراء تخصيصات أم أنه سيناسبك كما هو؟ لا بد أن تأخذ ذلك بعين الاعتبار خاصة إذا كنت تعمل في مجال صناعة متخصصة. هل يسمح لك البرنامج بفعل كل ما تحتاجه بالطريقة التي تم تصميمها بها، أم تحتاج إلى تخصيصها؟ هل ستتمكن من إيجاد الموارد التي ستقوم بعمل التخصيصات لك؟ هل يوجد بدائل اخرى تلبي متطلباتك؟  
  5. هل يستوعب الخصوصية المحلية الدقيقة؟ أنت تعلم جيداً بأن كل منطقة تعيش بها تتبع قوانين واتفاقيات مختلفة على مستوى الضرائب والمدفوعات والعمليات والجوانب القانونية وما إلى ذلك. هل يتيح لك اتباع هذه الاشياء بسهولة؟  
  6. هل تؤثر تجربة المستخدم بشكل إيجابي على تقدم العمل؟ من المعروف أن انظمة ERP صممت لتوفير الوقت وليس إهداره. ربما يبدو الأمر غير منطقي، ولكن حتى عدد النقرات اللازمة لإنجاز المهمة مهم على المدى الطويل! هل الأمور مفرطة في التعقيد أم فعالة؟ هل سيساعدك على القيام بالأشياء بشكل أسرع؟
  7. هل يدعم التكامل والربط مع اي برامج او خدمات تستخدمها؟  إن لم يكن الأمر كذلك، فهل التخصيصات هي الحل؟ قم بالاطلاع على الخدمات الضرورية التي تلزم لنشاط شركتك وما إذا كانت تستطيع التفاعل مع نظام الـERP الذي ستختاره؟ وبذلك، ستتجنب التكرار في إجراءات العمل. 

تبيع شركة "كوتشال" منتجاتها على موقع أمازون، لذا من المهم إدراج نظام الـERP الخاص بهم في سوق خدمات الويب لشركة أمازون.

إجراء تجارب شاملة

يقول جورج (خبير إحصاء): "اكتشاف ما هو غير متوقع أهم من تأكيد المعلوم"

وأخيراً استطاع احمد وطه اختيار النظام المناسب لهم بشكل مبدئي بعد رحلة متعبة من التقييمات وحساب التكاليف لجميع أنظمة الـERP المختلفة. أمامهم طريق وحيد لمعرفة كيفية عمل النظام وهي تجربته. وضح طه لفريقه بأن اتخاذ خطوة كهذه ليس بالأمر الهيّن بل تحدياً جديداً ولكنه ضروري بلا جدال.

في الشهر المقبل، يجب عليهم جميعًا توثيق جميع عملياتهم بالتوازي مع نظام الـERP. إذ يجب إدخال كل معاملة - سواء كانت أمر بيع أو طلب شراء أو سندات الصرف والقبض او حتى فاتورة عشاء فريق العمل - في النظام بجانب الأعمال الروتينية. إن هذه الخطوة بالغة الأهمية - بغض النظر عن مدى استعداد الشركة لها. 

قبل أن تبدأ في إدارة عملياتك في أي نظام ERP، يجب عليك أولاً التعرف على النظام والفروق العديدة فيه. لهذا، فإن مرحلة الاختبار ضرورية جدا.

أثناء تجربة أنظمة ERP، فنحن نوصي ببعض الأشياء: 

  1. تعامل معه كما لو انه نظامك الفعلي، استخدمه جنبًا إلى جنب مع نظامك الحالي، أي عملية تقوم بإثباتها وعملها في النظام الحالي قم بعملها أيضا في نظام الـERP الذي تقوم باختباره. اجتهد في متابعة العمليات لأن هذا هو السبيل الوحيد لتكتشف ما إذا كان نظام الـERP الذي وقع عليه الاختيار مضموناً بمجرد أن يتم تنفيذه. 
  2. تثقف واقرأ دليل الدعم، نعم إنه ممل بعض الشيء ولكنه سيفيدك كثيراً في فهم طبيعة نظام الـERP. 
  3. أشرك جميع موظفيك في هذه المهمة، الجميع بدون استثناء حتى المستخدمين الغير مباشرين، لا بد أن تتأكد أن الجميع يستخدمون النظام، ويقومون بتجربته.
  4. استخدم بيانات فعلية اثناء القيام بالتجارب، حيث لا بد أن تكون البيانات مماثلة للمعاملات اليومية. 
  5. سجل ملاحظاتك، هل هناك عملية تقوم بها بشكل معتاد وتعجز عن القيام بها في نظام الـERP؟ هل تحدث مشاكل حاولت تجريب شيء ما؟ ما هو الشيء الأكثر كفاءة؟  هل هذه العملية تسهل عملك؟  
  6. كن على تواصل دائم مع بطل المشروع أو الذي يقوم بتنفيذ نظام الـERP. ناقش ملاحظاتك معه والمشاكل والأخطاء أو أي شيء تراه ضرورياً. هذا من شأنه أن يساعدك على اختيار النظام المناسب لك.
  7. خذ وقتاً كافياً ولا تضغط نفسك. لا تتسرع في مرحلة الاختبار. هذه فرصتك لاستكشاف ما اذا كان هذا النظام يعمل كما تريد ويناسب عملك ام لا!  

اعلم جيداً.. لا يوجد شيء مثالي من البداية.. لا يوجد شيء كامل من البداية.. ستتعثر.. ستُحبط... ستكرر بعض الاشياء.. ستتعلم.. ولكن حتماً ستنجح. 

بحلول الوقت الذي تكون فيه في مرحلة الاختيار الحقيقي لنظام الـERP، تأكد بأنك تمتلك نظام مناسب سلس وعملي.