الفصل الخامس: خطة تنفيذ باستخدام النهج المرن
جمع الفريق
تحديد بطل المشروع
وما كان من احمد وطه إلا أن يعقدوا اجتماع طويل في مكتب شركتهم (كوتشال) لمناقشة الأحداث التي تركز على اختيار بطل المشروع لتنفيذ نظام الـERP. وبعد نقاش طويل استنتجوا طريقتين لذلك: فإما أن يستأجروا بطل مشروع خارجي أو اختيار شخصاً من فريقهم. لم يتفقا احمد وطه على حل واحد.. أيّد طه الحل الأول بينما أيد أحمد الحل الثاني.
قال طه مبرراً اختياره بأن تنفيذ نظام ERP يحتاج إلى خبرة لربما لا أحد في هذه الشركة يمتلكها.. بمعنى أنه تجري عمليات رقابة لا يمكن لموظفون الشركة تحملها بكل ما تحمله الكلمة من معنى.
رد عليه أحمد بسرعة البرق قائلاً: من المهم أن تختار شخص يعرف الشركة أكثر من معرفته لنظام الـERP. حيث أن هذا الشخص يعرف الصغيرة قبل الكبيرة عن الشركة وبالتالي سيضع بصمته في جميع عمليات الشركة.
وأشار نجيب الذي يعمل بقطاع التصنيع إلى ان كل ما طرحة احمد وطه ليس بالأمر السيئ، بل يوجد ايجابيات وسلبيات لكل منهما. ومع ذلك، لا بد أن يكون بطل المشروع متحمسا للدور الذي سيقوم بها وللمهام التي يُكلّف بها، كما يجب ان يكون دورة محدداً وواضحاً.
ستتعرقل بالكثير من المطّبات إذا لم تقم باختيار وتحديد وإعلان هوية بطل المشروع، أو أن يصابوا بالخمول وعدم وجود دوافع لرؤية الصورة النهائية من التنفيذ. وعلى حسب تعليقات نجيب، يوضح طه بأن فرق العمل (الإدارات والاقسام) في شركة (كوتشال) ستتواصل بشكل دائم مع بطل المشروع سواء كان من داخل الشركة او خارجها.
ويعتبر أن توظيف شخص يعرف مداخل ومخارج العمل امرً جيد ويجب ان نكون مع تواصل به لعكس احتياجات الشركة.. ويرى بأن هذا الشخص هو العمود الفقري للشركة والمساهم الأول لنجاح تنفيذ نظام الـERP.
هنا احمد يُقر ويعترف بأنه يقدر أهمية وجود بطل مشروع، لذا قرر فريق شركة (كوتشال) توظيف قاسم الذي يعمل كخبير في أنظمة الـ ERPكمدير لمشروع تنفيذ نظام الـERP وتم تعيينه لمساعدتهم في تخفيف العبء عن ظهورهم وإعاناتهم.
وضحوا لقاسم متطلبات شركتهم وأهدافها ووضعوا ثقتهم به لقيادة تنفيذ نظام الـERP.. باعتباره صاحب خبرة، أبدى قاسم استعداده للمساعدة بخطى واثقة واستقبل الفكرة بصدرٍ رحب وعزم على ابتداء العمل وتشغيله. ولكن طه يشك في فعالية هذا النهج ومتردد برأيه.. حيث يدّعي بأن هناك جوانب من النماذج قد تتطلب تخصيصات، ويعتقد بأنه يجب أن يجعلها على رأس القائمة. في حين أن هذا يبدو سطحياً وغير متعمق وقدم قاسم طريقة تنفيذ النهج المرن الذي نوقش سابقاً.
لماذا نحن بحاجة بطل المشروع؟
من أهم الأسباب التي تقود إلى فشل عمليات التنفيذ هو مقاومة المستخدم للبرامج الجديدة، حيث أن هذا سيجبرهم على ترك ما تعودوا عليه والتأقلم على شيء جديد. وهذا يدفعهم إلى التعصب والتشوش خاصة عندما يجدون نفسهم لوحدهم دون حافز او قيمة ظاهرة.
وهذا هو السبب الذي يدفعنا إلى ضرورة وجود "بطل مشروع جديد" فهو بمثابة الحافز الذي سيشجع المستخدمين إلى التغلب على هذا الأمر. إن تحسين قبولهم واحترامهم سيجعل الناس يتقبلون هذه البرامج حتى ولو سمعوا كلام العجب عن هذه البرامج.
كما أن بطل المشروع سيكون نقطة الوصل بيننا وبين مزود خدمة تنفيذ نظام الـERP، وهذا سيضمن وجود خط واضح من التواصل ويضمن عدم حدوث أي مشكلة او خلل.
تعريف وتحديد الفريق
بدأ قاسم بتجميع الموظفين من مختلف أقسام إدارات شركة “كوتشال"، ليكون كل منهم مسؤول عن نظام معين. وهنا حضر فاروق من قسم الحسابات، امير من قسم الجودة، نجيب من قسم التصنيع، معاذ من قسم المشتريات والمخازن. حضر كل الفريق للتأكد من أن البرامج الفرعية التي سيتم تنفيذها تتوافق مع احتياجات الإدارة.
إذا كان بطل المشروع هو سوبر مان التنفيذ.. فهؤلاء أيضاً هم رابطة العدالة. حيث يوجد في كل برنامج فرعي يتم تطبيقه قسم مختص. ويتوجب على الإدارة اختيار عضو في الفريق يمثل البرنامج الفرعي في نظام الـERP الخاص بكل منها. وسيصبح هذا الشخص هو الواجهة والمسؤول بشكل مباشر عن ضمان وتوفير جميع البيانات الرئيسية وليس هذا فقط بل أيضا سيتولى مسؤولية اختبار قبول المستخدم وأيضاً يوقع على جهوزية النسخة النهائية للعمل.
بناء مصفوفة التصعيد
إن مساءلة الأشخاص لأمر في غاية الأهمية، فعندما تقوم الشركة بعمل مصفوفة تصعيد فهذا يثير الأمور المتعلقة بالتنفيذ ويجعل الموظفين يدركوا أنهم مراقبون ومحاسبون عن كل خطوة. فعلى سبيل المثال: إذا فشل موظف ما في ما كُلف به من مهمة، كتوفير البيانات الرئيسية مثلاً. فهنا الشركة لا تتغاضى بل يقوم الفرد المسؤول بشكل مباشر عن البرنامج الفرعي بالتدخل والمساءلة وتحريك الأمور.
هذا سيساعد على توفير الوقت. وليس هذا فقط بل سيخلق قناة اتصال واضحة بين الأشخاص المشاركين في عملية التنفيذ.
إعادة النظر في أهدافك ووضع مؤشرات الأداء الرئيسية:
" لا مكان للأحلام.. فقط نفذ "
- ستيفن سوندهايم (ملحن وكاتب غنائي)
لقد حدد احمد وطه وفريقهم سابقاً أهدافهم لتنفيذ نظام تخطيط موارد المؤسسة. لنعيد ذكرها سريعاً:
- تنظيم وإدارة مشترياتهم.
- تصنيف وتتبع المخزون والسلع.
- إنشاء مشاريع لإدارة ضمان الجودة.
- تسهيل عملية الانتاج ليتم التسليم بشكل أسرع.
- التركيز على زيادة إيراداتهم وأرباحهم.
اشار الفريق بأنه حتى إن حققت هذه الأهداف فلا يوجد طريقة لمعرفة ما إذا تم تحقيق هذه الأهداف أم لا. لهذا طالب فريق الشركة بوجود مؤشرات الأداء الرئيسية باعتبارها المقياس الذي يساعد على معرفة تحقيق الاهداف. هذا لن يجعلهم ضامنين أنهم يسيرون بالطريق الصحيح فقط بل يساعدهم على اتخاذ قرارات عملية بطريقة أكثر ذكاءً.
ببساطة.. وُجدت مؤشرات الأداء الرئيسية لتقييم نجاح أو فشل أي مشروع معين.
مؤشرات الأداء (KPIs) تُظهر لك تصور كامل عما يدور ويحصل. إنها ضرورية لضمان حصولك على أفضل النتائج من تنفيذ نظام الـERP.قياس عائد الاستثمار ليس هو الشيء الوحيد المهم والذي يجب مراعاته ، بل لا بد من الخوض في مقاييس اكثر دقة لقياس التغييرات التي حدثت بمرور الوقت.
أهداف الأعمال
يمكننا تعريف الهدف بأنه أي توقع أو نتيجة متوقعة لعملية معينة. سيكون من الأفضل تنفيذ نظام ERP الخاص بشركتك وفقاً للوظائف والإدارات المختلفة لمؤسستك. ومع ذلك، نحن لا ننكر أهمية تحديد الأهداف، ولكن لا بد أيضاً أن تحدد أولويات مؤشرات الأداء الرئيسية التي ستحفزك وتساعدك على نجاح عملية تنفيذ نظام الـERP.
يقترح قاسم مؤشرات الأداء الرئيسية التالية على شركة (كوتشال):
- الوقت المستغرق في اجراء معين (دورة حياة سيناريو معين): من أهم المقاييس التي تستخدمها شركة (كوتشال) حيث من خلال الوقت المستغرق لإجراء معين يمكنك معرفة مدى سرعة استجابة شركتك للطلبات والمطالب، وكذلك يقيس الوقت الذي يستغرقه إنتاج مجموعة من الملابس وتسليمها إلى الموزعين والعملاء. وكلما كان زمن الاجراء أسرع كلما كانت الانتاج اسرع، وهذا يدل على عمليات اكثر فعالية، لضمان تحقيق الأهداف بشكل اسرع.
- دقة التنبؤ بالطلبات: بمجرد تنفيذ نظام الـERP، يجب أن يسمح لشركة (كوتشال) باستخدام بياناتها الحالية للتنبؤ بدقة بالطلبات على منتجاتها (مع مراعاة مخزون السلامة وتوقعات المبيعات ودورات حياة المنتج والمتغيرات الأخرى).
- الالتزام بالجدول الزمني: ومن الطرق الفعالة أيضاً، المحافظة على جدول الانتاج حيث يساعد ذلك على دراسة مدى قدرة شركة (كوتشال) على إدارة مواردها باستخدام نظام الـERP.
- رضا العملاء: إنه لأمر في غاية الأهمية أن تكون واثق من رضا العميل على منتجاتك وهل تحديثاتك الأخيرة ما إذا نالت اعجابهم ام لا! مثل: ضمان الجودة، خدمة أفضل، عمليات التسليم في الوقت المحدد، وما إلى ذلك، كلها مؤشرات ضمن KPI.
- مزايا العمل: في نهاية اليوم سيتم استخدام تطبيقات أنظمة الـERP لشركة (كوتشال) من قبل موظفيها. لذا فإن مؤشر الأداء الرئيسية ستحدد ما إذا كان هذا يؤثر بشكل إيجابي على القوى العاملة أم لا. هل الجميع راضٍ عن العملية الجديدة؟ هل يأخذون وقتًا أقل مما كانوا يستخدمونه لإنجاز المهام؟ هل يتم عمل الأشياء بشكل أكثر فعالية؟ هذه كلها مقاييس مفيدة في قياس النجاح أيضًا.