ما هي الطريقة المتبعة لتنفيذ انظمة الـERP؟ كل ما تريد معرفته بشأن تنفيذ انظمة الـERP.

تستغرق عملية تنفيذ نظام الـERP وقتاً طويلاً وجهداً كبيراً. قبل البدء بتنفيذ نظام الـERP. يجب ان تكون على دراية كاملة بطبيعة هذه الأنظمة.

ان تنفيذ أنظمة الـERP بدون وضع توقعات مناسبة ومعرفة كاملة سيكون مكلف في الوقت والجهد.

بغض النظر عما إذا كنت جديداً في مجال تنفيذ أنظمة الـERP او تفكر في إجراء تغييرات على نظامك الحالي، سيساعدك هذا المقال لمعرفة المشاكل الشائعة وكيفية تجاوزها والتغلب عليها. 

في هذا المقال سنوضح المنهجيات المتبعة لتنفيذ أنظمة الـERP، ماهية العوامل التي يجب مراعاتها، والتحديات التي ستواجهك، وأفضل الممارسات، كما سنتطرق الى الأسباب الشائعة التي تؤدي الى فشل تنفيذ تخطيط موارد المؤسسة. 

لنبدأ.. 

دورة حياة تنفيذ نظام ERP

لإعطائك بعض الحقائق عن هذا النظام. أولاً، دعونا نلقي نظرة على مراحل التنفيذ المثالية لأنظمة الـERP. بإمكاننا اعتبار هذه المراحل بأنها الخطوات التي سنتبعها لتنفيذ أنظمة الـERP.

المرحلة الأولى: اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة | ERP Selection

بمجرد أنك تفكر في استخدام هذه الأنظمة في مؤسستك او حتى تغيير النظام الحالي المستخدم. فيجب عليك التحري عن هذه الأنظمة من خلال البحث في مواقع الانترنت وزيارة مواقع خاصة بالتقييم مثل: Gartner؛ بل وقم بالاستفسار من زملائك بالإدارة العليا بشأن هذه الانظمة لأن فحص هذه الأنظمة أمراً مهماً للغاية حتى تستطيع تحديد ما إذا كانت هذه الأنظمة تناسب شركتك ام لا من حيث المميزات وإمكانية الاستخدام والتكلفة وما إلى ذلك.

ستحصل على معلومات دقيقة بشأن هذا الأمر فقط من خلال البيانات العملية وإجراء تشاورات. عليك أن تفهم جيداً هذه الأنظمة حتى تحدد هل هي مناسبة لشركتك ام لا. ولا بد أن تقوم بالتوسع بعملية البحث والحصول على الكثير من المعلومات. وايضا مناقشة الادارة العليا بما هو مهم لشركتك قبل اختيار أنظمة الـERP.  

نصيحتي لك: هذه الأنظمة تشبه الزواج من حيث الالتزام لذا فعليك ان تكمل الطريق والا سيكلفك الأمر غالياً. 

المرحلة الثانية: تحليل الفجوة | Gap Analysis

يتم تحديد الفجوات من قبل مستشارون متخصصون في تنفيذ أنظمة الـERP بحيث يقومون بتحديد ماهي الأشياء التي تقوم بها في شركتك وتحتاج الى تخصيص في النظام. مثال على ذلك: قد تكون مؤسسة استيراد تراقب المصاريف والايرادات على مستوى المشروع وعلى مستوى مهام وانشطة المشروع، في هذه الحالة على المستشار ان يقوموا بتحديد انهم محتاجين لعمل تخصيص في النظام لإتاحة ميزة التقييد على مستوى المهمة والنشاط الخاص بالمشروع.

نصيحة: قم بفهم عملك جيداً وبدقة لأنك بذلك ستساعد المستشارون لتحديد الفجوات بسهولة. 

المرحلة الثالثة: رفع البيانات | Data Migration

تبدأ عملية رفع البيانات بمجرد أن تتضح أمامك الصورة بأنك تستطيع نقل عملك الى نظام الـERP. وهذا يعني تحويل جميع بياناتك الحالية الأساسية مثل: (دليل الحسابات، مراكز التكلفة، العملاءـ الموردين، الموظفين، الأصناف، ...الخ) والارصدة الافتتاحية مثل (ارصدة الأصناف على مستوى المخازن، ارصدة الحسابات الافتتاحية، ارصدة الصناديق، البنوك، العملاء، الموردين، والموظفين، ...الخ) كذلك لا تنسى بيانات العمل الخاص بك مثل: (إذا كنت مؤسسة تعمل على المشاريع والمهام، رفع المشاريع والمهام .... الخ)

نصيحة: اجعل بياناتك دائما جاهزة لعملية الترحيل قبل التنفيذ.

المرحلة الرابعة: التخصيص | Customization

يتم من خلال هذه العملية سد الفجوات بين النظام الحالي ونظام الـERP الجديد. تهتم عملية التخصيص بجميع الفجوات وذلك لتمكن جميع الأقسام والوحدات الإدارية لديك من العمل على النظام والتحول الرقمي بأعلى نسبة ممكنة.

النصيحة: احصل على اقل تخصيصات ممكنة، فهذا يجعل امر ترقية النظام وتحديثه للإصدارات الجديدة سهل للغاية.

المرحلة الخامسة: الاختبار | Testing

يتم اجراء عدة اختبارات على النظام النهائي قبل الإعلان عن جهوزيته. وخاصة عند إجراء الكثير من التعديلات، تتم هذه المرحلة من قبل مزود خدمة التنفيذ بالمشاركة مع شركتك حتى يتم حل جميع المشاكل التي تواجه فريق العمل.

نصيحة: خذ ملاحظات الموظفين وآرائهم بعين الاعتبار لتحديد أي أخطاء أو عقبات. 

المرحلة السادسة: التدشين | Go Live

عند الانتهاء من سد الفجوات وحل المشاكل وإجراء الاختبارات وتأقلم الموظفين مع نظام الـERP الجديد. في هذه اللحظة لن يكون هناك عائق للإعلان عن مرحلة التدشين الفعلي. وستنتقل إلى مرحلة الصيانة والدعم الفني، حيث سيتقاضى مزود خدمة التنفيذ رسوم سنوية للحفاظ على استدامة وتطويرات وحل مشاكل النظام المستقبلية وتقديم المساعدة لفريق عملك ان لزم الأمر. 

من الجيد قياس التغييرات (ما قبل / وما بعد) تنفيذ نظام الـERP حيث سيساعدك ذلك على تحديد الوقت المتبقي لاستكمال التنفيذ.

نصيحة: كن متأكداً من رضى مؤسستك عن هذه الإجراءات والتعديلات التي تم إجراؤها. 

منهجيات تنفيذ انظمة الـERP

من المهم جداً اختيار المنهجية الصحيحة والملائمة وأيضاً تحديد التوقعات من قبل مزود الخدمة قبل تنفيذ نظام الـERP.

هناك منهجيتان للتنفيذ وهما: المخطط الانحداري والأسلوب المرن. سنوضح الفرق بينهم. 

المخطط الانحداري | Waterfall

في هذه الطريقة، يتم اتباع جميع المراحل التي تراها أعلاه واحدة تلو الأخرى. لا تتم العملية القادمة أبداً حتى تكتمل الخطوة السابقة. هذا يعني أنه لا يمكنك حتى بدء مرحلة رفع البيانات قبل عملية تحليل الفجوة.

قد ترى أن هذا النهج منظم ولكنه بالواقع قد يسبب فشل الكثير من عمليات تنفيذ أنظمة الـERP. قد يتبادر في ذهنكم عن السبب الذي يؤدي الى فشل هذا الأسلوب. ببساطة لأنه يستغرق وقتاً ومعظم الناس لا يملكون الصبر.

تعتبر هذه الطريقة قديمة ولكنها شائعه حتى الآن في معظم الشركات الكبيرة.

النهج المرن | Agile

في هذا النهج، لا بد من اتباع الخطوات واحدة تلو الأخرى ولكن يمكنك أن تبدأ بالخطوة التالية حتى لو لم تنتهِ من الخطوة السابقة؛ وهذه هي نقطة الاختلاف. فإن هذا النهج يسمح بعمل خطوات متعددة بالتوازي وكذلك يمكنك إعادة النظر في خطوات التطوير والتكرارات. خير مثال، يمكنك العمل مباشرة في نماذج الشراء والتخزين في حين تخضع هذه النماذج مثل التصنيع والمبيعات لاختبارات المستخدم. يتيح لك هذا النهج إجراء تغييرات إضافية تعمل على تسهيل تحديات إدارة التغيير للشركة.

عند اتباع المخطط الانحداري فيلزم عليك تحديد الموارد الذي يجب استخدامها مسبقا. بينما في النظام المرن فيمكنك إضافتها أثناء الانتقال من مرحلة لمرحلة. يعتبر هذا النهج أفضل نظراً لأنه لا يمكنك إجراء حسابات كاملة بشأن مقدار الموارد التي يتطلبها التنفيذ. حيث أن العمليات في هذا النظام تسير بشكل متواز.

عملية الاتصال الجيد بين أعضاء الفريق هي الأساس عند استخدام هذا النهج. 

إليك مخطط للمقارنة:

ماذا يعني عكس إجراءات العمل في أنظمة الـERP؟

قبل البدء في عملة تنفيذ نظام الـERP من المهم ان تكون على دراية بنموذج العمل الحالي لشركتك والتحديات التشغيلية التي تواجه فريق عمل شركتك. سيتم تقديم عرض توضيحي من قبل مستشارو مزود خدمة تنفيذ نظام الـERP وسيناقشون عمليات عملك. عادة، هذه النقاشات التفصيلية العميقة ستؤدي إلى انهاء التنفيذ بعد الاشتراك في خدمة نظام الـERP مباشرةً.

لعكس إجراءات عملك. عملك يستخدم إجراءات وسيناريوهات يتم عكسها في نظام الـERP الذي قمت باختياره بواسطة مستشار متمكن. ربما يستغرق هذا الأمر يومين أو عدة أسابيع وهذا يعتمد على مدى تعقيد وحجم العمل. 

بمجرد وضوح ان عملك بالإمكان عكسه في نظام الـERP، يمكنك القول إن نظام الـERP مناسب لعملك وتدخل الآن في حيز التنفيذ.

التحديات التي تواجهك عند تنفيذ نظام ERP

لكي يتم تنفيذ نظام الـERP بسلاسة، ينبغي أن تكون على دراية بالتحديات الشائعة التي تحدث خلال مرحلة التنفيذ:

اولاً: غموض حول بطل المشروع

قبل معرفة التفاصيل عليك ان تعرف ان مصطلح "بطل المشروع" اهم مصطلح في عالم تنفيذ أنظمة الـERP وهو الشخص الذي يقود عملية التنفيذ الى النور.

بطل المشروع هو نقطة الوصل بين مزود خدمة تنفيذ نظام الـERP والشركة. ببساطة، يجب أن يكون بطل المشروع من كبار الموظفين في الشركة ولا بد أن يكون على دراية جيدة بجميع العمليات لشركتك.

في الشركات الصغيرة، عادةً يكون بطل المشروع هو صاحب الشركة او المحاسب.

وفي الشركات الكبرى، يكون بطل المشروع من الإدارة العليا. 

لذا فإن الغموض حول من هو بطل المشروع او وجود اكثر من بطل للمشروع يتسبب ذلك في سوء الفهم وفوضى عارمه. يجب أن يكون بطل المشروع فردًا مُركز في اعماله وشخصاً محفزاً لفريق العمل، وذو طموح، وأيضاً شغوف في خوض تجارب جديدة.

ثانياً: الفشل في إدارة التغيير

من المتوقع أن يقوم بطل المشروع جنبًا إلى جنب مع الإدارة العليا بتأهيل الموظفين ودفعهم نحو استخدام نظام الـERP الجديد. إن اقناع الناس بالتغيير ليس بالأمر السهل. في كثير من الأحيان، يتم مقابلة التغيير بالصد الشديد من قبل الموظفين.

يمكن للشركة استخدام أنظمة الـERP بنجاح فقط إذا تقبل الموظفون نظام الـERP الجديد. هذا ايضاً يتضمن تدريب الموظفين على استخدام نظام الـERP الجديد.

ثالثاً: تقصير الإدارة العليا في تبني الامر

يعتبر تنفيذ نظام الـERP تغييراً كبيراً على نطاق الشركة، يعد تدخل الادارة العليا وتبنيها لهذا التغيير أمر بالغ الأهمية. إذا لم تكن الإدارة العليا (الإدارة التنفيذية، مدراء العموم والفروع، رؤساء الأقسام، ...) تساهم في دعم التغيير وإحداثه وحل النزاعات، فإن عملية التنفيذ ستعمل دون توجيه الخبراء الداخليين.

رابعاً: التقليل من التكاليف

تختلف التكاليف الإجمالية لتنفيذ أنظمة الـERP بناءً على صعوبة مستوى تعقيد الإجراءات، مقاومة التغيير من الموظفين، كفاءة استخدام النظام من قبل الموظفين وبعض العوامل الأخرى لعملك.

وكقاعدة عامة، تزداد التكلفة بازدياد مستوى التعقيد في الاعمال. حيث أن الانشطة الأكثر تعقيداً تحتاج الى ميزانية أعلى من غيرها. وبالتالي، من المهم أن تكون صريحًا مع مزودي الخدمة ومشاركة جميع المعلومات ذات الصلة للتنبؤ بالتكاليف بأكبر قدر ممكن. ضع في اعتبارك أن التطويرات البرمجية الإضافية الغير المتوقعة تضيف المزيد من التكاليف.

خامساً: القضايا التجارية المتطورة

سيكون لدى العديد من الشركات بعض العمليات المخصصة التي تتطلب تطويرا أو تعديلات إضافيا في نظام الـERP. ولكن إذا كانت شركتك لديها الكثير من هذه العمليات المخصصة، فسوف تؤخر التنفيذ إلى حد ما، وقد ينتهي الأمر أيضا إلى أن تكلفك أكثر.

الأسباب الشائعة لفشل تنفيذ أنظمة الـERP

يعد اختيار نظام الـERP والحصول عليه لاستخدامه في العمل مكلفًا من حيث الوقت والمال. لذا احرص على عدم ارتكاب أي أخطاء واحرص على البقاء في بر الأمان لأن حجم الخسائر الناجمة عن عمليات التنفيذ الفاشلة خطيرة لدرجة أن العديد من الشركات أفلست في محاولة لتنفيذ أنظمة الـERP. إن الأسباب التي تؤدي الى فشل تنفيذ أنظمة الـERP تتراوح من سوء اختيار الاستراتيجية المستخدمة وعدم وجود دافع لدى الموظفين. لنلقي نظرة عليهم: 

اولاً: منهجية التنفيذ

كما ذكرنا مسبقاً، بأن الاختيار الخاطئ لطريقة التنفيذ يؤثر كثيراً على سرعة التنفيذ. ففي الشركات الناضجة، حيث تكون بعض العمليات التجارية معقده الى حدِ ما، عندما تختار الشركات اتباع منهجية المخطط الانحداري فإن ذلك كافٍ لجعل المشروع بأكمله يفشل. وقد واجهنا مثل هذه الحالات في كثير من الأحيان.

ثانياً: سوء فهم الاهداف

في بداية الأمر، عندما تتحدث إلى مستشارين أنظمة الـERP حول أهداف عملك ومتطلباتك. وبعد شهرين، إذا أدركت بأنك نسيت شيء مهم فهذا أمر كارثي. فإذا نسيت ان تذكر شيء بالغ الأهمية مثل بعض الارتباطات بين بعض الاجراءات، فإنه يغير جزءًا كبيرًا من تنفيذ نظام الـERP. في مثل هذه الحالة ستؤخر عملية التنفيذ وفي اسوء الحالات سيؤدي الى فشل المشروع. يتطلب هذا أن تكون دقيقًا في جمع المتطلبات منذ البداية.

ثالثاً: نُدرة الموارد

بعدما تتلاءم معك جميع الأمور وتحصل على الأهداف التي وضعتها وتوقعتها، وبعد ان تدخل حيز التنفيذ بعد شهر مثلاً، تكتشف أنه لا يوجد عدد كافً من الأشخاص ليساعدوك في مهام التنفيذ أو أن قسم الحسابات لا يريد المشاركة في عمليات التنفيذ الجديدة. ها أنت ذا، ستتأخر حتى التوقف. عليك ان تدرك، ان المحاسبون أشخاص روتينيين يعتادون على أي برامج يستخدمونها. 

رابعاً: التمسك بالتخصيصات

التعديلات أمر لا مفر منه لأن كل عمل تجاري فريد وله متطلباته الخاصة. لكن من المهم معرفة متى تبدأ ومتى تتوقف. إن محاولة سد كل فجوة في المشاريع الصغيرة بمزيد من التخصيصات ستجعل العملية تستغرق وقتًا أطول. ينتج عن ذلك تأجيل موعد التدشين أكثر فأكثر.

خامساً: مشاكل في صحة البيانات

الآن، ضع في اعتبارك أنك بدأت تنفيذ نظام الـERP في المؤسسة وأن البيانات ليست جاهزة. والأسواء من ذلك ان البيانات جاهزة ولكن يوجد فيها تكرار والبعض منها غير صحيح. خمن ماذا؟ يتم تأجيل عمليات التنفيذ لمرة أخرى. وهذا مؤلم حقا لأنه يمكن أن يستغرق من أسابيع إلى شهور لجعل البيانات جاهزة للترحيل. وهذه خطوة حرجة، ومع ذلك يبدو أن العديد من الشركات تتجاهلها.

أفضل الممارسات لتنفيذ نظام ERP

بعدما تعرفت على التحديات وأسباب الفشل. دعونا الآن نتعرف على قائمة أفضل الممارسات. بالرغم من أنها ليست مضمونة بالكامل فمن الممكن حدوث أخطاء ولكنها ستوفر ستجنبك الكثير من المعاناة. 

اولاً: ابقِ بياناتك جاهزة

بيانات شركتك الحالية هي الأساس. وبالتالي، يمكنك اعتباره اجراء إلزامي للحفاظ على صحة ودقة بياناتك وجاهزيتها. السبب الأكبر لإبقاء البيانات جاهزة بشكل استباقي هو عدم إضاعة الوقت عند بدء التنفيذ الفعلي. نعم إنه ممل ولكن له تأثير كبير على سرعة تنفيذ أنظمة الـERP وانتقالها إلى مرحلة جاهزة للإنتاج. في كثير من الأحيان تتعمق الشركات في تنفيذ نظام الـERP ولكن بياناتها بعيدة كل البعد عن الجاهزية. نادراً، تحمل الشركات مزود خدمة تنفيذ نظام الـERP مسؤولية تأخير التنفيذ، وهذا غير منصف.

ثانياً: كن واضحًا بشأن أهدافك والتأكد من إيصالها

احرص على فهم اجراءات عملك بشكل واضح وكامل وقم بجمع جميع المتطلبات. سيتم تحويل هذه المتطلبات على نظام الـERP الجديد الذي ستستخدمه. ولا حاجة للقول، عليك أن تكون دقيقًا في فهم إجراءات عملك. لا تتجاهل أي متطلبات أو أهداف متوقعة يمكن تحقيقها من نظام الـERP.

ثالثاً: تأكد من مشاركة الجميع

يجب على الجميع المشاركة ابتداءً من القادة حتى الموظفين الجدد. لأن هذا بمثابة أشياء مختلفة لصلاحيات مختلفة. من المتوقع أن تدعم الإدارة العليا ومدراء العموم والفروع ورؤساء الاقسام التغيير والعمل على حل المشاكل والتحديات المعقدة التي تنشأ أثناء التنفيذ. الأكثر شيوعًا هو دعم التغيير حيث سيحتاج الموظفين أو فريق العمل إلى حوافز وبدل إضافي مع إعادة التدريب لأكثر من مره وأيضا الدعم الفني المباشر حول نظام الـERP الجديد.

رابعاً: دقة اختبار قبول المستخدم النهائي

جزء آخر لا غنى عنه هو اختبار قبول المستخدم النهائي. تأكد من أن نظام الـERP الذي تنفذه يفي بجميع المتطلبات في جميع الإدارات وكذلك بين الفروع والاقسام. يجب أن تسير المعاملات والتقارير وعمليات التكامل وما إلى ذلك بسلاسة قبل بدء مرحلة التدشين الفعلية.

خامساً: أستخدم أولا، ثم خصص لاحقا

كما ناقشنا بالفعل، فإن التعديل مهم. ولكن هل تعلم ما هو الأكثر أهمية؟ التأكد من أن العمليات المعقدة والحرجة والأكثر اهمية تعمل اولاً. أي شي لا يعيق العمل يمكن ان يُنتظر ويُؤجّل. يطلق على التخصيصات البسيطة والتي لا تعتبر مهمة للأعمال اليومية بالتخصيصات الثانوية.

من سينفذ نظام الـERP الخاص بي؟

وفي معظم الحالات، يتم التنفيذ من قبل خبراء استشاريون في أنظمة الـERP حيث يحددون مدى ملاءمة اجراءات العمل ومن ثم يشرعون في التنفيذ. ويوجد لديهم العديد من الشركاء الذين يقومون بالتنفيذ. نعتقد أن الموظفين الداخلين في الشركة هم أفضل الأشخاص الذين يقودون التنفيذ بشكل أسرع مع تقديم بعض الاستشارات ولكنهم على الأرجح يعارضوا ذلك.

الخاتمة

ستنفذ نظام تخطيط موارد المؤسسة بسهولة فقط إذا تجنبت الأخطاء الشائعة واتبعت أفضل الممارسات واتخذت الخيارات الصحيحة. وكما لاحظنا، فإن عملية التنفيذ يعتبر مشروع طويل الأمد يتطلب قدراً كبيراً من الالتزام والوقت والمال. 

عملية تنفيذ نظام الـERP تعتبر يعتبر نصف الصورةـ يجب عليك ان تستخدمه جيداً للحصول على افضل النتائج ولكي تحصل على النصف الاخر من الصورة.

ضع في اعتبارك ان تنفيذ نظام الـERP مثل شراء جهاز المشي، لكي تحصل على لياقة بدنية عالية، عليك ان تعمل عليه بانتظام.

ليس ضرورياً أن تكون عملية التنفيذ لأنظمة تخطيط موارد المؤسسة باهظة الثمن. كل ما يتطلبه الأمر هو القليل من الحرص والالتزام. واختيار بطل المشروع الصحيح. واعلم انه لن يكون هناك احد اكثر حرصاً على تنفيذ نظام الـERP اكثر من موظفي شركتك إذا كنا نتحدث عن سند ERP، فيمكنك تنفيذه بنفسك مع بعض التوجيهات من الفريق في سند ERP.

إذا كنت تريد مستندًا مفصلاً للغاية حول تنفيذ منهجيات الانحدار والنهج المرن، فقم بتنزيل كتاب

ERPNext Agile Implementation Whitepaper

هل لديك نظام تخطيط موارد المؤسسة لشركتك؟ إذا لا، فما هي خطوتك الأولى؟ قم بالتعليق وأخبرنا.

هل تهتم بمزيد من المقالات مثل هذه؟ اشترك في نشرتنا الإخبارية المجانية.